Geeft u werknemers een vaste maandelijkse nettoreiskostenvergoeding? Of geeft u aan werknemers een vaste maandelijkse netto-onkostenvergoeding? Dan verandert de fiscale kwalificatie hiervan mogelijk per januari 2021, als sprake is van een ander reis- c.q. kostenpatroon.

Vaste vergoedingen

Onder voorwaarden is het mogelijk om een vaste reiskostenvergoeding te betalen aan werknemers die met eigen vervoer naar hun werkplek reizen. Uitgaande van fulltime werken en 214 reisdagen op jaarbasis kan een onbelaste, vaste maandelijkse reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer gegeven worden van maximaal € 0,19 per kilometer.

Een onbelaste, vaste maandelijkse kostenvergoeding is gebaseerd op een bepaald kostenpatroon. Vaak zijn de hoogte en onderbouwing van de vaste kostenvergoeding afgestemd met de Belastingdienst. In ieder geval zal de vaste kostenvergoeding gebaseerd moeten zijn op het feitelijke kostenpatroon dat in beeld gebracht kan worden door gedurende drie tot vier maanden werknemers hun kosten te laten bijhouden.

Goedkeuring Belastingdienst gedurende de coronacrisis in 2020

Indien in 2020 door de coronacrisis het reispatroon veranderd is, kon de onbelaste, vaste reiskostenvergoeding doorbetaald worden mits de werknemer hier al recht op had voor 13 maart 2020. Datzelfde geldt voor de vaste kostenvergoeding.

Voor de vaste reiskostenvergoeding is nu wel al beslist dat deze ook nog in januari 2021 mag worden uitbetaald zoals deze gold voor de coronacrisis en dat het veranderd reispatroon ook in januari 2021 dus geen effect heeft. In de loop van januari 2021 zal beslist worden hoe hier mee zal worden omgegaan vanaf februari 2021.

Gevolgen voor 2021

Het vervallen van deze goedkeuring betekent dat per 1 januari 2021 weer voldaan moet worden aan de normale voorwaarden voor het onbelast betalen van een vaste reiskostenvergoeding en een vaste kostenvergoeding.

Voor de vaste reiskostenvergoeding tellen de thuiswerkdagen vanaf 1 januari 2021 niet meer mee als reisdagen. Het is nog steeds mogelijk om een vaste reiskostenvergoeding te geven, mits de werknemer ten minste 128 dagen op jaarbasis naar een vaste werkplek reist. Bij fulltime werken betekent dat maximaal twee dagen per week thuiswerken. Van belang daarbij is ook dat de aanwezigheid op de vaste werkplek moet kunnen worden aangetoond. Reist de werknemer minder dan 128 dagen op jaarbasis naar de vaste werkplek dan is de vaste reiskostenvergoeding belast voor de dagen dat niet gereisd is. Uiteraard zou dit deel van de reiskostenvergoeding ten laste van de vrije ruimte gebracht kunnen worden, zodat de werknemer het alsnog onbelast kan ontvangen. Let op: bij overschrijding van die vrije ruimte (in 2020: 1,7% tot de eerste € 400.000 fiscale loonsom en 1,18% daarboven) is de werkgever 80% eindheffing over het surplus verschuldigd.

Een andere mogelijkheid is om de reiskostenvergoeding op declaratiebasis te betalen, dus op basis van de feitelijke dagen dat de werknemer woon-werkverkeer heeft.

Thuiswerken kan tot gevolg hebben dat het kostenpatroon van (groepen van) werknemers verandert.  Bijvoorbeeld minder lage verblijfskosten onderweg of externe representatiekosten. Dat betekent in principe dat de hoogte en de onderbouwing van de vaste kostenvergoeding opnieuw bekeken dienen te worden. Uiteraard kan het ook zo zijn dat er andere kosten voor in de plaats komen. Het is derhalve verstandig om voor 2021 te bekijken in hoeverre de onderbouwing van de vaste kostenvergoeding juist is dan wel aangepast zou moeten worden naar aanleiding van een gewijzigd werkpatroon.

Thuiswerken

Thuiswerken is inmiddels bij veel bedrijven een onderdeel van het werkpatroon geworden, al dan niet tijdelijk. Met het toenemen van thuiswerken is ook meer behoefte bij werkgevers en werknemers om een aantal zaken rondom thuiswerken te regelen, bijvoorbeeld een thuiswerkvergoeding, verstrekken van bureaustoel etc. Deze vergoedingen en verstrekkingen hebben fiscale consequenties. Een thuiswerkvergoeding als zodanig vormt bijvoorbeeld belastbaar loon voor de werknemer. Door gebruik te maken van de mogelijkheden die de werkkostenregeling biedt, is het veelal mogelijk om in plaats van een belaste vergoeding zaken onbelast te verstrekken of te vergoeden. Daarnaast is het belangrijk om vanuit hr-perspectief te kijken naar thuiswerken: is het een tijdelijk iets, wordt het structureel ingevoerd, voor iedereen of voor een bepaalde groep werknemers, is het arbotechnisch en ICT-technisch goed geregeld, zijn de randvoorwaarden van thuiswerken duidelijk, is er voldoende contact tussen werknemers, leidinggevenden etc.?